استفاده از سیستم مدیریت حمل و نقل در کنار بخش‌های تولید و انبارداری، یکی از فرآیندهای اصلی در زنجیره تامین است که شامل بسیاری از فعالیت‌ها از برنامه ریزی تا مدیریت حامل گرفته تا ردیابی حمل و نقل را شامل می‌شود؛ که باید همگی به درستی انجام شوند.

سیستم مدیریت ناوگان حمل و نقل شرکت‌های پخش و توزیع

سیستم مدیریت حمل و نقل یا TMS دسته ای از نرم افزارها است که به برنامه ریزی و اجرای جابجایی فیزیکی کالاها کمک می‌کند که می‌تواند توسط همه اعضای زنجیره تامین از تولید کنندگان گرفته تا توزیع کنندگان و ارائه دهندگان تدارکات، استفاده شود.

ویژگی مورد توجه در یک سیستم مدیریت حمل و نقل، قابلیت‌های برج کنترل آن است. برج کنترل سیستم مدیریت، با مشرف به کل فرآیند حمل و نقل، داده‌های مربوط به کالاها را در زمان آنلاین و با استفاده از فناوری API یا EDI جمع‌آوری می‌کند و بنابراین داده‌های ارزشمندی را از تولیدکنندگان به مراکز توزیع و زمان تحویل  بار به مشتریان را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد.

این داده‌ها به نوبه خود می‌توانند به تجزیه و تحلیل عملکرد زنجیره تامین، وضعیت مالی و مسائل مربوط به خدمات مشتری تبدیل شوند.

دو گروه اصلی کاربر برای یک سیستم مدیریت حمل و نقل وجود دارد:

• ارسال کنندگان، تولید کنندگان و توزیع کنندگان؛
• ارائه دهندگان خدمات تدارکات

فروشندگان معمولاً پلتفرم یکسانی را برای هر دو گروه با برخی موارد استثنا، ارائه می‌دهند.

این مطلب را هم بخوانید: انواع راهکارهای ارائه شده در سامانه مدیریت ناوگان حمل و نقل

انتظار می‌رود که یک سیستم مدیریت حمل و نقل چه عملکردهایی را پوشش دهد؟

یک فرآیند حمل و نقل، با ایجاد یک درخواست برای حمل بار و با درج قیمت و جزئیات مربوط به آن شروع می‌شود. فرستنده‌ها، بارها را به شرکت‌های حمل‌کننده می‌فرستند که به نوبه خود باید ظرفیت و توزیع محموله را برنامه‌ریزی کنند.

مدیریت سفارش

در یک سیستم مدیریت حمل و نقل، اطلاعات سفارش توسط همه طرف‌های مرتبط از برنامه ریزان گرفته تا رانندگان و مشتریان قابل دسترسی است.

در اینجا ویژگی‌هایی وجود دارد که به کاربران کمک می‌کند تا درخواست‌های حمل و نقل را مشاهده و مدیریت کنند.

•  ورود سفارش دستی یا خودکار که شامل پر کردن تمام جزئیات ضروری مانند نوع و تعداد کالا، وزن و تنظیم مکان و مقصد فعلی است.
• یک سیستم، اغلب به طور خودکار یک مسیر را انتخاب و میزان بار و راننده را مشخص می‌کند.
• نمای کلی سفارش‌های ایجاد شده؛ همراه با مسیرها و نوع حمل‌ونقل برای برنامه‌ریزان و رانندگان در پنلی در دسترس هستند که به آن‌ها اجازه می‌دهد که حجم کاری خود را به صورت روزانه مشاهده کنند.
• تمام اسناد به طور خودکار به سفارشات مربوطه مرتبط می‌شوند تا راننده بتواند آن‌ها را در تلفن هوشمند خود نگه دارد.
• همانطور که رانندگان وضعیت سفارش‌ها را در مسیر به‌روزرسانی می‌کنند، مدیران هر بخش، مروری بر تمام تغییرات ایجاد شده در زمان‌بندی و مکان‌های کامیون‌ها دارند.

این مطلب را هم بخوانید: انواع روش‌های ارسال کالا در تجارت الکترونیکی

مدیریت هزینه حمل و نقل

یکی از مهمترین ابزارها در این سیستم، مدیریت هزینه است.

یک ابزار مدیریت هزینه، نرخ های حمل و نقل را بر اساس قوانین محاسبه می‌کند که شامل: نرخ‌های پایه، تخفیف‌ها  و قراردادهای مربوطه است.

یک سیستم مدیریت حمل و نقل باید بتواند قوانین قیمت گذاری سفارشی را برای تطبیق با تعرفه‌های مختلف ایجاد کند و به طور خودکار قیمتی را در هنگام درخواست برای مشتری ارسال کند.

برنامه ریزی برای میزان بار

می توانید فضای بارگیری کامیون‌ها، تریلرها و کانتینرها را برنامه ریزی کنید و با در نظر گرفتن حداکثر بار و وزن، فضای بارگیری موجود را محاسبه کنید. به عنوان مثال، می‌توانید اطلاعات مربوط به اندازه گیری‌های وسیله نقلیه خود را وارد کنید و آن را برای مراجعات بعدی ذخیره کنید.

برخی از سیستم‌های مدیریت حمل و نقل، دارای ویژگی طرح بار سه بعدی هستند که در آن می‌توانید توزیع محموله و استفاده از فضا را مشاهده و تغییر دهید.

مزایای استفاده از یک سیستم مدیریت حمل و نقل

حال که فرستنده و حامل به توافق رسیدند، زمان بارگیری محموله است؛ یک سیستم مدیریت حمل ونقل می‌تواند به مدیریت ناوگان، برنامه ریزی و فرآیندهای تسویه حساب مالی کمک کند.

مدیریت ناوگان

اگر ناوگان خود را مدیریت می‌کنید، یک سیستم مدیریت حمل و نقل به شما امکان می‌دهد دارایی‌های خود را روی یک پلتفرم ببینید و از آن استفاده کنید.

اگر از نرم‌افزار مدیریت ناوگان اختصاصی استفاده می‌کنید، می‌توانید تا حد مدیریت مصرف سوخت و اثرات زیست‌محیطی، پیگیری بررسی‌ خودرو و فعالیت‌های تعمیر و نگهداری و کنترل ناوگان خود از راه دور پیش روید.

مدیریت اسناد و تسویه حساب

سیستم حمل و نقل، فرآیندی پیچیده و دارای اسناد زیاد است. با این حال برای حل این موضوع، پیشرفت خاصی به سمت اتوماسیون شدن این فرآیندها وجود دارد. امروزه سیستم مدیریت حمل و نقل، می‎تواند بارنامه‌های دیجیتالی و فاکتورها را ایجاد کند و حسابرسی حمل و نقل ها را نیز انجام دهد.  

پورتال‌های ارتباطی

یک سیستم مدیریت حمل و نقل معمولاً از طریق ایمیل از مشتریان خود پشتیبانی می‌کند. این ویژگی باعث می‌شود که مشتریان بتوانند وضعیت سفارشات خود را ایجاد و مشاهده و همچنین فاکتورها را بررسی و تایید کنند.

تحلیل مسیر

اگرچه برنامه ریزی، عملکرد اصلی یک سیستم مدیریت حمل و نقل است اما بسیاری از شرکت‌ها برای بهینه سازی فعالیت‌های مسیریابی، از نرم افزارهای تخصصی استفاده می‌کنند که دارای انواع الگوریتم‌ها برای محاسبه بهترین مسیرها هستند. بنابراین، ممکن است مجبور شوید که از ترکیبی از این ابزارها در سیستم مدیریت حمل و نقل خود  استفاده کنید.

این مطلب را هم بخوانید: نیک آوازه؛ سامانه هوشمند مدیریت ناوگان و مدیریت توزیع

ردیابی و مدیریت یک ناوگان  با استفاده از سیستم تله ماتیک

فناوری ردیابی به شما امکان می‌دهد که حرکت محموله خود را در حین حمل و نقل  مشاهده کنید و این ویژگی به این معنی است که برای دانستن مکان کامیون خود مجبور نیستید با راننده تماس بگیرید و می توانید آن را به طور مداوم و آنلاین مشاهده کنید.

این ویژگی اغلب برای دادن اطلاعات به مشتریان در مورد مکان محموله آن‌ها و همچنین برای اهداف امنیتی و برنامه ریزی استفاده می‌شود.

یک دستگاه تله‌ ماتیک در کامیون یا تلفن هوشمند راننده از طریق سیستم‌های مخابراتی مانند GSM، GPRS یا UMTS به یک سیستم مدیریت حمل و نقل متصل شده و داده‌های مربوطه را ارسال می‌کند.

اساساً، یک سیستم مدیریت به شما امکان می‌دهد فرآیندهای حمل و نقل خود را برنامه‌ریزی و اجرا کنید به طوری که همه عملیات، بر روی این سیستم قابل مشاهده باشد؛ همچنین در این سیستم‌ها، بسته به نیاز خود می‌توانید عملکردهای مختلفی را جداگانه دریافت کنید.

علاوه بر این مورد، سیستم شما ممکن است از ماژول‌های مختلفی مثل سیستم‌ مدیریت لجستیک و سیستم‌ مدیریت انبار تشکیل شده باشد؛ همچنین برخی از این ویژگی‌ها با نرم افزار مدیریت ناوگان نیز ارتباط خواهند داشت.

این مطلب را هم بخوانید: مزایای استفاده از سیستم تله ماتیک و ردیاب GPS