چرا باید از سامانه ردیابی استفاده کنیم؟

سامانه ردیابی؛ نرم افزاری برای کارمندان و کارفرمایان برای ردیابی ناوگان‌ها در طول فرآیند عملیات‌ها است. این نرم‌افزار می‌تواند به قابلیت‌هایی از عملکرد ساده پایگاه داده گرفته تا مجموعه‌ای از ابزارهای خدمات کامل مجهز شود؛ که فیلتر کردن و مدیریت، تجزیه و تحلیل عملیات‌ها را برای کسب ‌و کارها در هر اندازه‌ای آسان می‌کند.

چرا باید از سامانه ردیابی استفاده کنیم؟

هر سازمانی منحصر به فرد است، اما هر یک در انواع فرآیندها و به حداکثر رساندن بازدهی عملیات‌ها در حال پیشرفت هستند. بسیاری از کسب ‌و کارها در مرحله‌ای از فرآیند عملیات‌ها، با چالش‌های بزرگی روبرو هستند. یک سامانه ردیابی می تواند قابلیت های مختلفی را ارائه دهد که به سازمان کمک کند تا بهترین استراتژی ها را پیدا و حفظ کنند.

برخی از مزایای استفاده از سامانه ردیابی شامل موارد زیر است:

• ارتباطات موثر با کارمندان هر بخش

برخی از سازمان‌ها دسترسی لازم برای برقراری ارتباط با کارمندان یا ایجاد شبکه‌ای به اندازه کافی گسترده در بازار را ندارند. سازمان ها ممکن است فاقد این ارتباطات و ابزار توسعه آن باشند. یک سامانه ردیابی می تواند به رفع این چالش های مهم کمک کند. برخی از سیستم‌ها را می‌توان با هوش مصنوعی (AI) و ماشین لرنینگ غنی‌سازی کرد تا پروفایلی از هر بخش ناوگان ایجاد کند، رفتارهای رانندگی را ارزیابی و شناسایی کند و عوامل موفقیت را برای به حداکثر رساندن هر بخش، پیش‌بینی کند. این عوامل به سازمان ها کمک می کند تا رفتار رانندگان خود را بهتر درک کنند، شناخت برند خود را تقویت کنند و کارمندان نمونه را در پلتفرم ها و کانال‌هایی که بیشتر استفاده می کنند و بازدهی دارند، هدف قرار دهند.

• تعامل با رانندگان را افزایش دهید

جابجایی یک راننده در طول سفر از شروع تا پایان کار، می تواند یک فرآیند طولانی مدت باشد. از دست دادن یک مشتری به دلیل زمان پاسخ دهی یا مشارکت ضعیف در برنامه‌های تحویل مرسوله برای یک سازمان، می‌تواند بسیار مضر باشد. یک سامانه ردیابی؛ دید بیشتری را در سراسر عملیات‌ها ایجاد می‌کند.

بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها

اتکا به فرآیندهای دستی ناکارآمد، همکاری ضعیف در میان کارمندان و ارتباط نادرست با ذینفعان کلیدی به این معنی است که کارمندان، عملیات ها را به کندی انجام دهند. که این عمل منجر به افزایش هزینه و زمان می‌شود. یک سامانه ردیابی فرصت هایی را برای خودکارسازی فرآیندهای دستی، افزایش دید در عملیات ها برای کل تیم و افزایش فرصت‌های ارتباطی در طول سفر ایجاد می کند.

این مطلب را هم بخوانید: چرا مدیریت زنجیره تامین مهم است؟

• باقی ماندن در رقابت

یک سامانه ردیابی می تواند با ایجاد دسترسی بهتر به رانندگان، تحویل مرسولات را سریع تر و نحوه آن را مناسب تر انجام دهد و تمام اطلاعات مورد نیاز را برای تأثیرگذاری و برای افزایش بهره ‌وری ارائه دهد.

در یک بازار کار رقابتی، مدیران ناوگان به دنبال استفاده از هر مزیت بالقوه، برای ماندن در رقابت هستند.

 کارمندان در طول انجام وظایف خود انتظار تجربه دیجیتالی را دارند. بهترین سامانه ردیابی بسیاری از دست و پا گیرترین جنبه های یک شغل را با ارائه برنامه های کاربردی آنلاین خودکار و ارتباط یکپارچه و منسجم بین تیم ها را ایجاد می‌کند.

مشارکت پایین کارمندان؛ نتیجه انجام طرح‌های عملیاتی غیرمرتبط است که نمی‌توانند به طور مؤثر با هم همکاری کنند و یا نمی‌توانند اطلاعات حیاتی را ارائه دهند. سامانه ردیابی می تواند به جلوگیری از هرگونه مشکلات فنی، فرآیند عملیات ها را سریع‌تر و به ایجاد تبلیغات مثبت برای یک برند، کمک کند.

یک سامانه ردیابی ناوگان؛ نه تنها به انجام بهینه عملیات ها کمک می کند، بلکه ده ها ابزار را نیز برای ساده کردن فرآیندها ارائه می دهد که باعث می‌شود که ردیابی وسایل نقلیه به راحتی انجام شود.

بهترین سامانه ردیابی:

سامانه ردیابی مناسب می تواند تأثیر زیادی بر اثربخشی عملیات ها داشته باشد و به مدیران کمک کند تا:

• نیازهای حیاتی کسب ‌و کار خود را شناسایی کنند که در حال حاضر  به آن‌ها رسیدگی نمی‌کنند و  باید این نیازهای تجاری را به مسئولیت های اصلی تبدیل کند.
• یک سامانه ردیابی دارای الگوهای غنی از رفتارهای کلیدی برای هر راننده است که توجه رانندگان را در زمان و در مکان‌هایی که در حال فعالیت هستند؛ جلب می کند. 
• یک سامانه ردیابی به کارمندان خود اجازه می‌دهد تا مناسب‌ترین درخواست‌های شغلی را با سایت‌های ارسال کار و کانال‌های رسانه‌های اجتماعی و  با رانندگان خاص؛ مطابقت دهند.
• یک سامانه ردیابی می‌تواند فرآیندهای دستی را در سراسر چرخه با ابزارهای ارتباطات خودکار و زمان‌بندی عملیات ها به صورت دیجیتالی و انعطاف‌پذیر تغییر و خودکار کند.

کارفرمایان می توانند وابستگی خود را به فرآیندهای غیرمتمرکز، مانند کاغذ و ایمیل کاهش دهند. انجام این کار از خطاهای انسانی جلوگیری می کند. همچنین اشتباهات و کندی سرعت را از بین می برد؛ در حالی که به طور همزمان کارمندان را با سرعت بیشتری به سوی ماموریت های خود منتقل می کند تا معیارهای ایجاد هزینه‌ها را بهبود بخشد. دیجیتالی کردن و متمرکز کردن داده های حساس نیز امنیت آن داده ها را بهبود می بخشد.

این مطلب را هم بخوانید: چگونه فرآیند تعمیر و نگهداری را در سیستم مدیریت ناوگان پیگیری کنیم؟

بسیاری از سازمان ها به دلیل همکاری ضعیف ناشی از فرآیندهای ناسازگار و ابزارهای ناکارآمد، با کارایی ضعیفی دست و پنجه نرم می کنند. یک سامانه ردیابی به کل تیم‌ها  اجازه می‌دهد تا ببینند یک کارمند در کدام بخش یک فرآیند است، چه نقاط تماسی رخ داده است و مراحل بعدی باقی مانده چیست؛ همچنین هشدارها را می‌توان ایجاد کرد تا هیچ مسئولیت مهمی نادیده گرفته نشود.

هنگام انتخاب سامانه ردیابی چه نکاتی را باید بدانید

با طیف گسترده ای از گزینه های سامانه ردیابی موجود، سازمان ها باید چندین عامل را قبل از تصمیم گیری در مورد بهترین ابزار و برای به حداکثر رساندن سرمایه گذاری خود ارزیابی کنند.

با بسیاری از گزینه های سامانه ردیابی موجود، جداسازی بخش های مشکل ساز که با ایجاد راه حل های بهینه باید هدف قرار داده شوند؛ بسیار مهم است و مانند سرمایه گذاری در هر نرم افزاری یا فناوری، باید با درک روشنی از قابلیت ها و اهداف سازمان خود؛ به سوی انتخاب یک سامانه ناوگان مناسب، اقدام کنید.