اولین نقطه ارتباط سامانه لجستیک با مشتریان؛ از طریق مدیریت دریافت و ارسال سفارش صورت می‌گیرد. اقلام سفارش داده شده توسط مشتری ممکن است از موجودی‌های انبار در دسترس باشند یا ممکن است در برنامه‌های تولیدی قرار گرفته باشند. این اطلاعات در سامانه لجستیک، محل محصول در شبکه عرضه، مقدار موجودی و احتمالاً زمان تخمینی تحویل را ارائه می دهد. پس از بررسی در دسترس بودن محصول و پذیرش زمان تحویل توسط مشتریان، مرحله بعدی فرآیند بررسی؛ میزان اعتبار است. در این مرحله، سامانه لجستیک با سیستم اطلاعات مالی ارتباط برقرار می‌کند تا وضعیت اعتبار مشتری را بررسی کند. پس از پذیرش سفارش، محصول را به سفارش مشتری تخصیص می‌دهد، آن را به محل تولید اختصاص، موجودی را کاهش می‌دهد و پس از تایید ارسال، فاکتوری را تهیه می‌کند. همچنین اگر قرار است به طور موثری به مشتریان خود خدمات ارائه بدهید، اطلاعات ثبت سفارش آن‌ها باید به اشتراک گذاشته شود.

سامانه لجستیک چه خدماتی را ارائه می‌دهد؟

لازم به ذکر است که اگرچه بحث؛ بر روی سفارشات دریافت شده توسط یک شرکت متمرکز شده است، اما سامانه لجستیک سیستم مشابهی را برای سفارشات خرید ارسال شده توسط شرکت نیز تعریف کرده است.

توجه داشته باشید که در حالی که در سیستم مبتنی بر سفارش مشتری، داده‌های مشتری یک شرکت مهم است؛ در سیستم مبتنی بر خرید، تمرکز بر داده‌های فروشندگان شرکت مانند رتبه‌بندی‌های عملکرد تحویل، هزینه‌ها و شرایط فروش، قابلیت‌ها، در دسترس بودن و قدرت مالی آن‌ها اهمیت دارد.

زمانی که یک مشتری مستقیماً به سیستم فروشنده متصل می‌شود؛ روش‌هایی که می‌توان سفارشات مشتری را ارسال کرد، از روش های کاملاً دستی تا خودکار متفاوت می‌شود. در هر موقعیتی بین هزینه و کیفیت اطلاعات، مبادلات روشنی وجود دارد. در ثبت سفارش به روش خودکار، سرعت و دقت فرآیند افزایش می‌یابد. با این حال، به دلیل نیاز به امکانات سیستم، هزینه‌های اولیه بیشتر از سفارشات دستی است.

خودکارسازی عملکردها در سامانه لجستیک چگونه صورت می‌گیرد؟

خودکارسازی عملکرد پردازش سفارش در سامانه لجستیک مزایای زیادی برای شرکت‌ها دارد. اولین مورد بهبود خدمات مشتری از طریق افزایش سرعت و دقت است. به عنوان مثال، با افزایش سرعت فرآیند ثبت سفارش، می‌توان زمان چرخه سفارش را کاهش داد. در این حالت، زمانی که سفارش مشتری دریافت می‌شود، سیستم قادر است بلافاصله مشتریان را از وضعیت سفارش از جمله در دسترس بودن کالا، تاریخ ارسال و در دسترس بودن اعتبار مطلع کند. اگر سفارش از موجودی تخصیص داده شود، سطوح موجودی به طور خودکار به روز می‌شوند. اگر کالا در انبار موجود نباشد، طبق برنامه ریزی تولید، تاریخ تخمینی تحویل به مشتریان ارائه می‌شود.

یکی دیگر از مزایای دیگر سامانه لجستیک؛ اجتناب از دخالت انسانی در عملکردهای مدیریت سفارش است، زیرا این فعالیت‌ها در حال حاضر عمدتاً از طزیق سیستم رایانه ای صورت می‌گیرد.

فرآیند اتوماسیون همچنین دارای مزایای مالی مانند ایجاد فاکتورهای مشتری در همان روز حمل و نقل است که جریان نقدی را تسریع می‌کند؛ در نهایت، خطاهای صورتحساب و اشتباهات دفتری کمتری نیز وجود دارد.

این مطلب را هم بخوانید: انواع سیستم مدیریت لجستیک

برای اتوماسیون فعالیت‌های لجستیکی در سامانه لجستیک، تغییر در محدوده برنامه ریزی و قابلیت های برنامه ریزی محرک‌ها با یکدیگر مرتبط هستند. سیستم اتوماسیون به ویژه در انبارها استفاده می‌شود. این امر، هزینه‌های ذخیره سازی متغیرها را کاهش می‌دهد؛ اما میزان سرمایه گذاری‌های لازم را افزایش می‌دهد.

نمونه ای از تغییرات در حوزه برنامه ریزی در سامانه لجستیک رو به رشد؛ جایگزینی سیستم‌های توزیع خدمات ملی با تجارت جهانی است، که این عمل ممکن است به مراکز ثقل جدیدی از میزان تقاضا و عرضه در سامانه لجستیک و در نتیجه به ایجاد مکان‌های جدیدی برای فروش منجر شود. همچنین، استفاده بهتر از سامانه لجستیک می تواند پیامدهای مثبتی داشته باشد که منجر به هزینه انبارداری کمتری شود.

امروزه به دلیل قابلیت‌های برنامه ریزی از طریق سیستم های IT ؛ قدرت و در دسترس بودن داده‌ها تغییر می‌کند که این عامل می‌تواند کارایی همه فرآیندها را افزایش دهد و ممکن است بر تمام هزینه‌ها نیز تأثیر بگذارد، هزینه‌های حمل و نقل می تواند به دلیل استفاده بهتر؛ کمتر شود یا هزینه‌های جابجایی را می‌توان از طریق فرآیندهای بهبود یافته در انبار کاهش داد.

ادغام سیستم برنامه ریزی و بهینه سازی در سامانه لجستیک

سامانه لجستیک  شبکه‌ای از سازمان‌ها، افراد، فعالیت‌ها، اطلاعات و منابعی است که در جریان فیزیکی محصولات از عرضه‌ کننده به مشتری نقش دارند. یک سامانه لجستیک ممکن است از سه شبکه یا زیر مجموعه اصلی تشکیل شده باشد:

• 1.تدارکات:

تهیه مواد اولیه و قطعات از تامین کنندگان و حمل آن‌ها به کارخانه‌های تولیدی.

• 2.تولید:

تبدیل مواد خام به محصولات نهایی.

• 3.توزیع:

حمل و نقل محصولات نهایی از کارخانه‌ها به شبکه‌ای از مکان‌های ذخیره سازی (انبارها) و انتقال آن‌ها به کاربران نهایی.

این مطلب را هم بخوانید: بررسی 19 شاخص عملکردی لجستیک و معیارهای اساسی آن‌ها

شش جزء اصلی که هزینه‌های لجستیکی را تشکیل می‌دهند عبارتند از:

هزینه مواد خام، هزینه حمل و نقل مواد خام از فروشندگان به کارخانه‌های تولیدی، هزینه‌های تولید در کارخانه‌ها، هزینه‌های حمل و نقل از کارخانه‌ها به انبارها، هزینه‌های موجودی یا ذخیره سازی در انبارها و  هزینه های حمل و نقل از انبارها به کاربران نهایی.

سامانه لجستیک؛ فرآیند یکپارچه سازی و استفاده از تامین کنندگان، تولید کنندگان، انبارها و خرده فروشان است به طوری که محصولات در مقادیر مناسب و در زمان مناسب تولید و تحویل مشتریان شوند و در عین حال هزینه‌ها را به حداقل می‌رساند و نیازهای مشتری را برآورده می‌کند.

همچنین پیاده‌ سازی سامانه لجستیک؛ تأثیرات حیاتی بر عملکرد مالی شرکت دارد و استفاده از سامانه لجستیک برای دستیابی به عملیات بهینه ‌سازی جهانی، امری ضروری است.

در یک سامانه لجستیک؛ هزینه‌های کلی سیستم باید از طریق مدیریت تدارکات، تولید، توزیع و موجودی موثر، به حداقل برسد. با استفاده از یک سامانه لجستیک برای اهداف بهینه سازی، که مستلزم به حداقل رساندن همزمان تمام هزینه‌های سیستم است؛ می‌توان به مزایای بسیاری دست یافت.

این مطلب را هم بخوانید: وظایف سیستم لجستیک