سیستم ردیابی دارایی را می‌توان ترکیبی از نرم افزارها، اسکنرهای بارکد، برچسب‌های بارکد و دستگاه‌های تلفن همراه نامید؛ که به ساده سازی ردیابی دارایی‌ها (مانند تجهیزات، اقلام، ابزار و غیره) از زمان خرید تا از کارافتادگی آن‌ها، کمک می‌کند.

 دستگاه‌های فناوری اطلاعات مانند رایانه‌ها، چاپگرها، دستگاه‌های کپی، دستگاه‌های فکس در کانون توجه هر سازمانی هستند.

ردیابی دقیق این دارایی به اندازه تامین منابع آن‌ها مهم است.

پس از انواع سخت‌افزار گرفته تا نرم‌افزار و از برنامه‌های دسک‌تاپ گرفته تا موبایل؛ از طریق یک سیستم ردیاب، همه دارایی‌هایی را که سازمانتان در اختیار دارد را پیگیری کنید.

نرم افزار ردیابی دارایی چیست؟

نرم‌افزار ردیابی دارایی؛ نوعی نرم‌افزار است که امکان ردیابی حرکت دستگاه‌ها، تجهیزات و نرم‌افزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات، در یک سازمان را فراهم می‌کند.این فناوری، موجودی نرم افزارها را در اختیار شما قرار می‌دهد و یک محیط فناوری اطلاعات را تشکیل می دهد و سپس می‌توانید از طریق آن، دارایی‌هایی یک سازمان را ردیابی کند.

نرم افزار مدیریت دارایی توسط شبکه، سیستم و مدیران فناوری اطلاعات یک سازمان استفاده می‌شود تا بتوانند نظارت را بر تمام دارایی های خود داشته باشند.

نرم افزار ردیابی دارایی، می‌تواند کل زیرساخت فناوری اطلاعات را اسکن و سوابق کل موجودی را در یک سازمان جمع آوری کند.

چگونه یک نرم افزار ردیابی می‌تواند کارایی سازمان شما را افزایش دهد؟

برخی از وظایفی که توسط نرم افزار ردیابی دارایی انجام می‌شود؛ عبارتند از: 

• مدیریت موجودی
• ردیابی دارایی‌ها
• مدیریت سوابق تعمیرو نگهداری
• بررسی مجوزها و مدیریت قراردادهای فروشندگان

این مطلب را هم بخوانید: بهترین شیوه‌های مدیریت تجهیزات

نرم افزار ردیابی دارایی چه عملکردهایی می‌تواند داشته باشد؟

در سیستم فناوری اطلاعات، ردیابی دارایی؛ به فرآیندی گفته می‌شود که در آن مسیر حرکت دارایی‌ها در سراسر سازمان حفظ می شود.این فرآیند توسط مدیران فناوری اطلاعات سازمان؛ برای داشتن کنترل اداری و بینشی نسبت به حرکت کل سازمان؛ مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نرم افزار ردیابی؛ معمولاً از پایگاه داده موجودی برای نگهداری سوابق و نگهداری داده های موجود، استفاده می‌کند.

قابلیت‌های نرم افزار ردیابی دارایی

این نرم افزار؛ امکان ردیابی دارایی‌ها را فراهم می‌کند که می تواند شبکه زیرساخت فناوری اطلاعات را اسکن و فهرستی از تمام دارایی‌های یک سازمان را جمع آوری کند.

اگر حرکتی در موقعیت دستگاه اتفاق بیفتد؛ در سیستم ثبت می‌شود. این تغییر در حرکت، می‌تواند از هر نوعی باشد؛ از تغییر در آدرس IP گرفته تا جابجایی فیزیکی دستگاه و انقضای مجوز نرم افزارها.

چراباید از یک نرم افزار ردیابی دارایی استفاده کنیم؟

هدف اصلی یک سیستم ردیابی دارایی، به حداکثر رساندن کارایی کنترل دارایی و به حداقل رساندن میزان آسیب‌ها به تجهیزات است.

سازمان‌ها باید، نرم‌افزار ردیابی دارایی را که با راه‌ حل‌های مدیریت دارایی و روش‌های ردیابی خودکار دارایی‌ها همراه با تجهیزات دیگر مانند اسکنرهای ثابت، بارکدها، برچسب‌های دارایی که گزارشی برای مدیریت و ردیابی دارایی‌ها ایجاد می‌کند؛ پیاده ‌سازی کنند.

در صنایعی مانند مراقبت‌های بهداشتی، مقررات اجباری وجود دارد که دارایی‌های خاص باید طبق این مقررات، به دقت نظارت و مدیریت شوند.

پس از شناخت صنایع و مقررات خاص آن‌ها، راه حل‌های ایجاد شده در نرم افزار ردیابی و مدیریت دارایی‌ها، سفارشی ایجاد و ارائه می‌دهند که اطمینان حاصل کنند که انطباق مداوم آن‌ها با مقررات صورت می‌گیزد و راه حل‌های ردیابی دارایی‌های خاص صنعت؛ منطبق با مشخصات نظارتی آن‌ها است.

این مطلب را هم بخوانید: 7 مزیت برتر استفاده از نرم افزار مدیریت موجودی

کاربردهای مهم نرم افزار ردیابی دارایی چیست؟

چند نوع عمل وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند برای مدیریت دارایی‌های خود به روشی بهتر؛ از آن‌ها استفاده کنند. نرم افزار ردیابی دارایی می‌تواند:

• دارایی‌های گم شده را پیدا ‌کند

به عبارت ساده، دارایی‌های گمشده؛ دارایی‌هایی هستند که در داده های شما ثبت شده، اما از نظر فیزیکی گم شده‌اند. بنابراین، با ردیابی و مدیریت صحیح دارایی، هرگز هیچ یک از دارایی‌های خود را از دست نخواهید داد.

• افزایش طول عمر تجهیزات

با ردیابی دارایی، به‌روزرسانی‌های منظم یک دارایی را برای فرآیند نگهداری آن دریافت می‌کنید و در نتیجه، با انجام منظم این فرآیندها، عمر یک دارایی افزایش می‌یابد.

• به حداقل رساندن آسیب‌ها به دارایی و تجهیزات

زمانی که تمام اطلاعات مربوط به یک دارایی یا تجهیزات را روی سیستم خود دارید؛ پس احتمال سرقت یا از دست دادن آن دارایی، کاهش می یابد.

• اطلاعات دقیق دارایی

ردیابی یک دارایی می‌تواند اطلاعات مهمی در مورد اینکه چه کسی دارایی را در اختیار دارد، وضعیت فعلی آن چگونه است و در کجا قرار دارد را در اختیار شما قرار دهد. زمانی که اطلاعات دقیقی داشته باشید، به شما برای تصمیم گیری‌های بهتر کمک می‌شود.

• صرفه جویی در زمان و هزینه

اگر تجهیزاتی به درستی کار نمی کند به این معنی است که نیاز به تعمیر و نگهداری دارد و این کار می‌تواند زمان و هزینه زیادی را صرف کند. در نتیجه، می‌تواند گردش کار و عدم بهره‌ وری را برای شما به همراه بیاورد. بنابراین برای جلوگیری از این عمل،شما باید دارایی‌های خود را ردیابی و تجزیه و تحلیل کنید.

• فرآیند نگهداری برنامه ریزی شده

شما در این نرم افزار، هشدارها و اعلان‌هایی را برای فرآیند نگهداری یک دارایی، دریافت خواهید کرد که به این معنی است که لازم نیست نگران برنامه ریزی برای پروسه تعمیر و نگهداری باشید؛ زیرا یک سیستم مدیریت دارایی این عمل را برای شما انجام می‌دهد.

• به حداکثر رساندن کارایی دارایی

نگهداری صحیح یک دارایی؛ نه تنها منجر به کارایی آن می‎‌شود، بلکه خطر از دست دادن ناگهانی آن  دارایی را نیز کاهش می‌دهد. بنابراین، چرخه عمر یک دارایی افزایش می‌یابد.

• ایجاد انطباق

با کمک نرم افزار ردیابی دارایی؛ می‌توانید گزارش دقیقی از میزان انطباق دارایی‌های خود دریافت کنید.

• داشتن یک برنامه مشخص

استفاده از نرم افزار ردیابی دارایی؛ به اجرای روان و کارآمد عملیات یک سازمان کمک می‌کند. شما باید زمان خود را صرف پیدا کردن، بررسی و تجزیه و تحلیل تمام مجوزهای خود به عنوان نقطه شروع کنید و زمانی که مرحله اول را کامل کردید؛ به مرحله بعدی بروید.

• یک فرآیند در حال انجام

از طریق این نرم افزار؛ می‌توان برای به دست آوردن یک مسیر مشخص و حفظ برند تجاری، استفاده کرد. این رویکرد؛ تضمین می‌کند که سازمان شما برای رویدادهای خاصی مانند حسابرسی که منجر به فرآیند مدیریت دارایی می‌شود، تلاش می‌کند.

نرم افزار ردیابی دارایی؛ برای نظارت بر موقعیت مکانی کارآمد، شمارش موجودی و نظارت بر فرآیند نگهداری، وضعیت دارایی و استهلاک دارایی‌های با ارزش بالا و حیاتی؛ بسیار مهم هستند.

این مطلب را هم بخوانید: هرآنچه که باید در مورد نرم افزار تعمیر و نگهداری تجهیزات بدانید