شرکت‌هایی وجود دارند که هیچ ایده ای در مورد تعداد دارایی‌های خود یا اینکه در حال حاضر چه تعداد ناوگان آن‌ها در حال فعالیت است و عدد و رقم دقیقی هم در رابطه با نسبت سود و ضرر تجارت خود ندارند؛ اما برای جلوگیری از بروز این مشکلات، راه حل چیست؟

  برای مقابله با این مشکلات، نرم افزار مدیریت ناوگان به وجود آمده است.

نرم افزار مدیریت ناوگان فرآیند ردیابی اطلاعات دارایی‌های یک شرکت را انجام می‌دهد. استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان؛ مورد نیاز هر سازمانی است زیرا اطلاع از انواع دارایی‌ها و نحوه عملکرد آن‌ها؛ برای هر شرکتی ارزشمند است.

اگر به این سوال فکر می کنید که "آیامن می‌توانم تمام دارایی‌های خود را به صورت دستی پیگیری کنم؟"جواب ما هم بله است؛ شما می‌توانید، اما فقط در صورتی که شرکت شما کوچک باشد و دارایی‌های کمی داشته باشد. هنگامی که شما به صورت دستی مدیریت ناوگان خود را انجام می‌دهید، یک چالش بزگ برای شما پیش میاید و می‌تواند حتی این روند برای شما گیج کننده باشد و عملیات‌ها با بی نظمی پیش برود.

همچنین، این احتمال وجود دارد که در گذشته به علت رسیدگی نکردن، دارایی‌های خود را از دست داده باشید؛ پس نیاز به یک فرآیند نگهداری صحیح از دارایی‌ها هم به شدت حس می‌شود.

بنابراین، استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان بسیار مفید، کارآمد و موثر است.

 در این مقاله دلایلی را برای شما بیان می کنم که چرا شرکت شما به نرم افزار مدیریت ناوگان نیاز دارد.

7 دلیل برای اینکه چرا شرکت شما به نرم افزار مدیریت ناوگان نیاز دارد

1. جمع آوری داده‌های ارزشمند

با جمع آوری داده های ارزشمند، می‌توانید تصمیمات را به نفع شرکت خود تغییر دهید و کنترل کنید. نرم افزار مدیریت ناوگان؛ شما را قادر می‌سازد تا تصمیمات موثری برای شرکت خود بگیرید. همچنین ردیابی دارایی شما به طور خودکار صورت می‌گیرد و شما همیشه اطلاعات ردیابی دارایی‌های خود را در زمان آنلاین دریافت خواهید کرد و فعالیت هر دارایی نیز ثبت می‌شود.

2. کاهش هزینه فرآیند نگهداری

مدیریت بد دارایی‌ها؛ نه تنها منجر به صرف هزینه‌های غیرضروری برای فرآیند تعمیر و نگهداری می‌شود، بلکه طول عمر دارایی‌ها را نیز کاهش می‌دهد. نرم افزار مدیریت ناوگان این کار را برای شما انجام می‌دهد و همه نوع اطلاعات را از انواع دارایی‌ها، نگه می‌دارد؛ همچنین به برنامه ریزی برای فرآیند تعمیر و نگهداری کمک  و هشدارهایی را برای شما ایجاد می‌کند و با شناسایی موارد غیرمولد، به رشد کسب و کار شما کمک می‌کند.

این مطلب را هم بخوانید: بهترین روش‌های مدیریت هوشمند ناوگان حمل و نقل

3. دریافت مزایای حسابرسی

هنگامی که حسابرسی دارایی از یک تیم خارج از سیستم انجام می‌شود، بدون شک باعث ایجاد اختلال در تجارت می‌شود. با این حال استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان، مزایای بسیاری دارد؛ از جمله دارایی‌های گم شده شما در این فرآیند، شناسایی می‌شوند.

در ضمن وقتی دارایی‌های کمتری وجود دارد، بدیهی است که باید هزینه‌های نگهداری کمتری نیز بپردازید؛ همچنین خطر عدم انطباق را کاهش می دهید.

4. دیگر از سرقت دارایی خبری نیست

سناریویی را تصور کنید که در آن به یک ابزار خاص نیاز دارید؛ به انبار خود نگاه کرده اید، اما آن را پیدا نمی‌کنید، در این صورت شما دارایی خود را از دست داده اید یا شخصی آن را جابه جا کرده اما در دیتاها اعلام نشده است.این عمل باعث افزایش هزینه‌های غیرضروری شما می‌شود.

 پس چگونه یک دارایی گمشده را شناسایی کنید؟ راه حل اطلاع از جابه جایی یا سرقت انواع دارایی‌ها چیست؟

استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان؛ می‌تواند برای حل این مشکلات کمک کننده باشد.

5. اطلاعات دقیق

اگر  شما از نرم افزار مدیریت ناوگان استفاده کنید، دارایی‌ها نمی‌توانند گم شود یا به سرقت روند. بنابراین، شما هرگز دارایی غیرضروری نخواهید خرید و همیشه اطلاعاتی در اختیار دارید که دارایی شما کجاست و چه کسی از آن استفاده می‌‎کند؛ همچنین می‌توانید سوابق تعمیر و نگهداری هر یک را مشاهده کنید.

این مطلب را هم بخوانید: وظایف سیستم لجستیک

6. کاهش خطای انسانی

انسان‌ها جایز الخطا هستند و می‌توانند اشتباهاتی را مرتکب شوند. اما واقعیت این است که هیچ کس دوست ندارد آن را انجام دهد؛ اما اتفاق می افتد.

با این حال، نرم‌افزارها اینطور نیستند. نرم‌افزار مدیریت ناوگان؛ تضمین می‌کند که داده‌های صحیح و دقیقی از یک دارایی، در سیستم وارد شود.

استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان با مدیریت خودکار دارایی‌ها؛ این اطمینان را می‌دهد که تصمیمات مربوط به خرید انواع دارایی‌ها بر اساس اطلاعات خاص و دقیق گرفته شود.

7. صرفه جویی در میزان هزینه‌های مالی

کاهش احتمال گم شدن یا سرقت و فرآیند تعمیر و نگهداری منظم، منجر به افزایش راندمان ناوگان می‌شود، هیچ هزینه غیر ضروری انجام نمی‌شود و باعث افزایش میزان بهره وری کارکنان شما می‌شود. در نتیجه همه این این عوامل باعث صرفه جویی در میزان هزینه‌ها و رشد کسب و کار شما می‌شود.

استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان؛ برای همه سازمان‌های بزرگ یا کوچک در صورتی که به درستی اجرا شود، موثر است. همچنین ویژگی ردیابی دارایی نه تنها دارایی‌های فیزیکی را در زمان آنلاین ردیابی می‌کند، بلکه کسب و کار شما را نیز توسعه می‌دهد.

متأسفانه، بعضی از سازمان‌ها هنوز از فناوری قدیمی استفاده می‌کنند یا اصلاً از نرم افزار مدیریت ناوگان استفاده نمی‌کنند، که این عمل مانع از تقویت موفقیت‌آمیز روند تجارت آن‌ها می‌شود.

هنگامی که یک نرم افزار مدیریت ناوگان را برای سازمان خود تنظیم می‌کنید، تمام اطلاعات را در یک محل به صورت یکجا خواهید داشت. همچنین شما قادر خواهید بود که بر دارایی‌های خود نظارت کنید، استهلاک دارایی‌ها، مالیات و سایر متغیرهای مهم را محاسبه کنید و بدین وسیله افزایش میزان بهره وری کارمندان خود را خواهید دید.

این مطلب را هم بخوانید: فواید استفاده از دستگاه‌های ردیابی GPS ناوگان