ممکن است استدلال شود که یک سازمان کوچک، به سیستم ردیابی دارایی نیازی ندارد. اما بدون استفاده از نرم افزار ردیابی دارایی، یک سازمان می‌تواند با چندین مشکل مواجه شود؛ به عنوان مثال: یک سازمان، دارایی‌ها را خریداری و فاکتور را ارسال می‌کند ولی ممکن است در صورت لزوم، مجددا فاکتور را پیدا نکند.

این داستان مشابه چندین شرکت است که اطلاعات دقیقی در مورد تمام دارایی و عملیات‌های خود ندارند و چه مقدار زیان زیادی که این سازمان‌ها، به دلیل کمبود این اطلاعات متحمل شده اند. اما راه حل چیست؟  

5 خطر عدم استفاده از نرم افزار ردیابی دارایی در سازمان‌ها

در اینجا برخی از مسائل مهمی که یک سازمان ممکن است در صورت عدم استفاده از نرم افزار ردیابی دارایی؛ با آن مواجه شود، آورده شده است:

1. سرقت دارایی

دزدی و جابه‌جایی دارایی‌ها نه تنها در کشور ما بلکه در سراسر جهان یک مشکل بزرگی است.

سناریویی را تصور کنید که در آن به یک دارایی خاص نیاز دارید و نمی‌توانید آن را پیدا کنید. این اتفاق، هزینه‌های اضافی سازمان شما را افزایش می‌دهد.

سرقت دارایی به طرق مختلف، بر تجارت تأثیر می‌گذارد، به عنوان مثال: هنگامی که تجهیزات گم یا دزدیده می‌شود، عملیات تحت تأثیر قرار می‌گیرد، میزان بهره وری آسیب می‌بیند و در نتیجه یک کسب و کار ضربه می‌خورد.

نرم افزار ردیابی دارایی؛ مکان آنلاین هر دارایی را نشان می‌دهد، زیرا دارای ویژگی Check-in Check-out است تا مشخص شود که کدام دارایی به کدام کاربر اختصاص داده شده است. استفاده از این نرم افزار، شانس سرقت دارایی را به حداقل می‌رساند و از آسیب به یک تجارت، جلوگیری می‌کند.

2. خطای انسانی

انسان‌ها ممکن است اشتباه کنند. در مدیریت موجودی، ممکن است خطاهای مشاهده‌ ای و محاسبات وجود داشته باشد و در صنعت پزشکی، می‌تواند این اشتباهات به قیمت جان انسان‌ها تمام شود.

 برای ردیابی دارایی یا ردیابی موجودی‌ها، سازمان ها به طور سنتی از صفحات استفاده می‌کنند و فرض بر این دارند که داده‌های صحیحی را ارائه می‌دهند، اما به عنوان مثال: هنگام ورود اطلاعات در اپراتورهای داده ممکن است در نوشتن شماره اشتباه کنند؛ نتیجه، ردیابی آن دارایی دیگر تقریباً غیرممکن می‌شود.

این مطلب را هم بخوانید: مزایای استفاده از سیستم تله ماتیک و ردیاب GPS

3. عدم نگهداری دارایی

 عدم نگهداری دارایی؛ یکی از قدیمی‌ترین مسائل در بسیاری از صنایع است، به عنوان مثال: کار با سرعت تمام در حال انجام است و ناگهان یک دستگاه متوقف می‌شود و به طبع آن؛ کار نیز متوقف می‌شود.

زمانی که تجهیزات در شرایط خوبی باشند، عملکرد بهتری خواهند داشت و میزان بهره وری افزایش می‌یابد. همچنین، شرکت را از یک خرابی غیرمنتظره نجات می‌دهد.

با این حال، سازمان ممکن است به یک تیم جداگانه نیاز داشته باشد تا مراقب چنین فعالیت‌هایی برای نگهداری تجهیزات باشند. نرم افزار ردیابی دارایی؛ به ارائه تمام اطلاعات در مورد هر دارایی و تجهیزات کمک می‌کند.

این سیستم همچنین سوابق مربوط به هر دارایی را نگه داری می‌کند، به عنوان مثال، زمانی که آخرین تعمیر و نگهداری انجام شده است یا زمان بازرسی یک دارایی را اطلاع می‌دهد. شما به وسیله نرم افزار ردیابی دارایی؛ می‌توانید فعالیت‌های تعمیر و نگهداری را بدون وقفه در عملیات روزانه، برنامه ریزی کنید.

در صورت عدم استفاده از نرم افزار ردیابی دارایی؛ به دلیل تصمیمات بی دقتی که ممکن است اتخاذ شود، با عواقبی مواجه می‌شوید که بعضی از آن‌ها عبارت اند از:

• افت میزان تولید
• برنامه ریزی مجدد برای کل پروژه‌ها
• هدر رفت مواد، از منابعی که هنوز استفاده نشده است.
• در طول زمان کار به دلیل خرابی، ممکن است کار متوقف شود.
• خرابی ماشین آلات
• تجهیزاتی که قبل از پایان عمر مفید خود، از کار میوفتند.

این مطلب را هم بخوانید: موارد استفاده از محصولات ردیابی و مدیریت اشخاص

4. کاهش میزان بهره وری

زمانی که چندین مورد عملیاتی برای یک سازمان وجود داشته باشد و اقدام موثری نیز انجام نشود، میزان بهره وری کاهش می‌یابد. عملکرد دارایی‌ها؛ به مقدار زیادی بر میزان بهره وری تأثیر می‌گذارد. عملکرد نامناسب دارایی‌ها یا عدم توجه به دارایی‌هایی با عملکرد ضعیف، می‌تواند منجر به کاهش بهره وری و افزایش دوره توقف شود.وقتی یک دارایی به طور موثر کار نمی‌کند، نه تنها عملکرد بخش خود را کاهش می‌دهد، بلکه بر میزان بهره وری کلی نیز تأثیر می‌گذارد.

اگر هر سازمانی بخواهد میزان بهره وری را افزایش دهد، اولین قدم پیاده سازی نرم افزار ردیابی دارایی؛ به منظور رشد کسب و کار است.

مدیریت دارایی مهم است زیرا به بازیابی اطلاعات کامل در طول چرخه عمر دارایی ها و تجهیزات کمک می‌کند. یک سیستم متمرکز؛ به کنترل هزینه کمک می‌کند و با سیستم‌های دیگر برای جمع آوری تمام اطلاعات در یک مکان، ادغام می‌شود و کارایی سازمان را افزایش می‌دهد.

5. کمبود موجودی

وقتی نرم افزار مدیریت دارایی وجود نداشته باشد، هرگز تعادل بی نقصی بین نرخ تولید و موجودی وجود نخواهد داشت و به این معنی است که در صورت عدم استفاده از نرم افزار ردیابی داریی؛ یا با موجودی کم مواجه می‌شویم یا به دلیل موجودی بیش از حد، سرمایه بیشتری را بلوکه می‌کنیم .

داشتن گزارش‌های دستی از میزان موجودی‌ها، می‌تواند میزان خطا را افزایش دهد. علاوه بر این مورد، یک خطای کوچک می‌تواند بر سودآوری یک سازمان تأثیر بگذارد. همچنین، ممکن است اطلاعات تکراری یا متناقضی وجود داشته باشد و اگر تصمیمات حیاتی مبتنی بر چنین داده‌هایی باشد، نتایج می‌تواند بسیار معکوس باشد.

به طور خلاصه، بدون یک سیستم مدیریت دارایی دقیق، علاوه بر اینکه با اطلاعات نادرست دست و پنجه نرم می‌کنید، نمی‌توانید موجودی دارایی خود را به طور موثر مدیریت کنید.

هنگامی که از یک سیستم مدیریت دارایی برای پیگیری موجودی استفاده می‌کنید، داده های کاملی در اختیار دارید و می‌توانید تصمیمات موثری در مورد اینکه چقدر سطح موجودی باید حفظ شود، داشته باشید.

نتیجه آن که بهترین راه برای جلوگیری از چنین مشکلاتی، سرمایه گذاری در یک نرم افزار ردیابی دارایی است. مشکلات تا زمانی که راه حل مناسبی برای ردیابی دارایی‌ها اجرا نشود، ظاهر خواهند شد.

برای رشد کسب و کار خود و اجتناب از چنین مسائلی که گفته شد، درک این نکته مهم است که استفاده از نرم افزار مدیریت ردیابی دارایی؛ امر ضروری است. این عمل باعث تقویت بنیان شرکت می‌شود و مزایای متعددی برای سازمان شما خواهد داشت.

این مطلب را هم بخوانید: دستگاه‌های ردیاب GPS چقدر دقیق هستند؟